仕事を効率化する方法8選!デキる人になるためにやるべきこと

「残業続きで疲れた・・・仕事を早く終わらせたい・・・」
「要領が悪い!と怒られたけど、何を直せばいいか分からない」

効率化しろ!と言われても、具体的に何をすれば良いか分からないですよね。
最近では、働き方改革が始まり、効率のいい進め方がますます重要視されるようになってきました。

仕事を早く終わらせることができれば、自分の時間が増えて、上司に怒られることも無くなります。

 

効率化のポイントは、仕事量を減らし、時間を増やすこと。

 

これからの時代は、定時退社が当たり前!
仕事を早く終わらせて、デキる社会人になりましょう!

仕事量・内容を正確に把握する

効率化を考える前に、自分の仕事量・業務内容を正確に把握しましょう
やるべき業務を書き出して、内容を細かく分けてみてください。

例)イベント運営
講師と連絡を取る・日程調整をする・内容を決める
告知方法を考える・参加者を集める・設営をする など

このように、具体的に書いてみることで、やらなくてもいい仕事・時間をかけて取り組む内容が分かるようになります。
また、やるべきことが把握できると、気持ちが楽になり、頭をスッキリさせた状態で仕事を行うことができます。

業務面でも精神面でも良いことづくし。今すぐ取り組んでみてください。

期限を決めておく

「いつでもいいよ!」なんて言われたら、後回しにしてしまうのが人間です。

「いつかやらなきゃ・・・」という気持ちを持ち続けることで、集中力が削がれてしまい、仕事に全力で取り組むことができません。

どんな小さな仕事も、期限を決めておきましょう。

 

  • 上司や同僚から言われた仕事は、「期限はいつ?」と聞いておく
  • 何も言われなければ、「〇日までに提出します」と先に伝える

 

期限が決まっていると、スケジュール管理が楽になります。

また、1つの仕事にかかる時間・期間を考える癖がつくことで、余っている時間・足りない時間を把握することができ、無駄のない1日を過ごせるように。

仕事を引き受ける時は期間を決めて、その場でスケジュールに組み込みましょう!

1日・1週間の計画を立てる

全ての仕事に期限を決めたら、次は計画を立てましょう。

計画を立てるときのポイントは2つ。

まずは、1日単位・1週間単位で計画を立てること
1ヵ月単位だと、大きな仕事が入った時に、計画を大幅に変更する必要が出てくるので注意が必要です。

 

また、計画を詰め込み過ぎないことも、効率化のために大切なこと。
急な仕事や電話が入っても対応できるように、空き時間を作っておきましょう。

やるべき内容を先に決めておくことで、「次は何をしようかな」と考える時間を減らすことができ、仕事の漏れも防げます。

ポモドーロテクニックを使う

ポモドーロテクニックは、集中力を持続させるための方法です。

やるべきことを決め、25分作業し、5分休むことを4回繰り返していくことで、私たちの集中力を長続きさせます。

私も実際に、ポモドーロテクニックを使って仕事をしています。
スマホのタイマーを25分にセットして、作業開始。終わったら5分にセットしてSNSをチェックしたり、スクワットをしたり。

疲れるまで仕事をしていた時は、1時間で限界が来ていました。ですが、このやり方を始めてからは、4時間ほど集中して仕事に取り組めています。

作業場所を変えてみる

今の時代、パソコンとスマホさえあれば、どこでも作業できますよね。

毎日同じ机と椅子に座って、仕事をする必要性はありません。

 

会議室を借りて仕事する、天気の良い日は外に出かけてみるなど、作業場所を変えてみましょう。
いつもと違う環境で行うことで、脳が刺激を受け、集中力アップに繋がります。

ずっと同じ場所で仕事をしないといけない場合は、時々立ち上がって作業しましょう。
立って働くだけでも、脳に刺激を与え、集中力が高まることが分かっています。

 

今の場所でしかできないこと、立っていてもできることを考えて、気持ちよく働ける場所を探してくださいね。

効率化できるツールを使う

毎日行っている作業を減らすことで、かなりの効率化が期待できます。

毎回メールに入れている「お世話になっております」、「どうぞよろしくお願い致します」などは、単語登録をしておきましょう。単語登録をすれば、「お」と打つだけで、「お世話になっております」という言葉が出てきます。

 

報告書などで専門用語を何度も使う場合は、「置き換え(置換)機能」もおすすめです。

例えば、「インターネットエクスプローラー」という言葉を繰り返し入力する必要がある場合、該当箇所に「p」と入力しておきます。文書完成後、「p」を「インターネットエクスプローラー」に置換します。置き換え機能を使うことで、時間が大幅に短縮され、打ち間違えもなくなります。

置き換え前の文字は、文書内に記載のないアルファベットにする、1つ1つ確認しながら置き換えるなど、ミスの無いように注意してくださいね。

成功例を真似する

今までやったことの無い仕事を任せられたとき、何から手をつけていいか分からず、ただ時間を無駄にしてしまった経験はありませんか?

初めての仕事を効率よく行うためには、成功例を真似することが大切です。

まずは会社内で事例が無いか調べてみて、無ければネットで他社や海外の例などを探してみてください。
意外とすぐ見つかります。

事例を参考にしながら、自分の会社でできること、自社でしかできないことを考えてみましょう。


効率よく企画できることはもちろん、成功例を元にプレゼンすることができるので、説得力が増し、会議時間の短縮にも繋がります。

苦手なことは人に頼む

単純な事務作業が苦手だったり、上司との調整がいつも上手く行かなかったり・・・。
努力してもできないことは誰にでもあります。

反対に、同じ業務なのに全く苦労せず出来てしまう人もいます。

自分がどうしても出来ないことは、得意な人にお願いしてみましょう。

(とは言っても、頼みづらいですよね・・・。)

 

快く引き受けてもらうためのポイントは、相手の良いところを褒めることと、自分の得意分野を積極的に引き受けること。

 

日常的に、同僚の得意分野をほめてみましょう。

「◯◯さん、データ入力速いですね!」
「△△さんの説明、すごく分かりやすいです!」

こんな風にほめた後、「相談があるんですけど・・・」と切り出しましょう。
※普通に相談してしまうと、ただ仕事を押し付けたい人だと思われてしまうので注意が必要です。

 

まずは一緒に作業をして、アドバイスをもらってください。
そのお礼に、相手が苦手な分野で、自分が得意な仕事を引き受けます

上手く行けば、お互いの仕事を交換して効率よく仕事をこなすことができます。

それが出来なくても、アドバイスをもらえるので、いつの間にか苦手を克服しているかもしれません。

仕事の効率化は誰でもできる!

「もっと効率よく仕事して!」なんて言われても、自分を責める必要はありません。社会人なら誰でも言われたことのあるセリフです。

仕事を効率よく終わらせる方法

  • 仕事量・内容を正確に把握する
  • 期限を決めておく
  • 1日・1週間の計画を立てる
  • ポモドーロテクニックを使う
  • 作業場所を変えてみる
  • 効率化できるツールを使う
  • 成功例を真似する
  • 苦手なことは人に頼む

仕事の効率化は誰にでもできます。色々な例を知って、明日からできることを見つけてくださいね。

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